Pour de nombreux travailleurs, les fournitures de bureau se limitent aux papiers et aux cartouches d’encre. Cette appellation englobe pourtant une myriade d’objets en apparence anodins, mais indispensables comme les trombones ou les feutres. Vous devez donc apprendre à gérer vos stocks en la matière. De plus, il s’agit d’un poste de dépense important, en raison des nombreux éléments inclus dans cette catégorie. 

Que range-t-on dans la catégorie des fournitures de bureau ?

Afin de mieux gérer les fournitures de bureau, vous devez avant tout connaître les différents objets désignés par cette expression. Le rayon en question comporte par ailleurs une grande diversité de sous-catégories :

  • Meubles de bureau (tables, chaises, fauteuils, armoires…) ;
  • Petits éléments de mobilier (tableau blanc, chevalet, corbeille…) ;
  • Équipements et consommables informatiques (imprimante, clé-usb…) ;
  • Photocopieurs et fax avec cartouche de toner ou d’encre ;
  • Papeterie (ramettes de papier, cartes de visite, papier photo, etc.) ;
  • Tampons (cachet officiel, date, recharges d’encres, etc.) ;
  • Matériels dédiés au courrier (enveloppes, timbres, pochettes, emballages…) ;
  • Agendas, cahiers, bloc-notes, carnets, porte-documents et classeurs ;
  • Petites fournitures (stylos, crayons, marqueurs, surligneurs, colles, rubans adhésifs, ciseaux, agrafeuses, perforateurs, trombones, calculatrices…) ;
  • Produits de bien-être et d’hygiène (filtres à eau, machine à café, gobelets, savons…).

Vous devez toutefois prêter attention au prix et à la nature de chaque article pour tenir correctement votre comptabilité. Par convention, les fournitures valant moins de 500 euros hors-taxes sont classées parmi les charges à l’instar des consommables. Le mobilier et le matériel informatique, en revanche, sont considérés comme des immobilisations de l’entreprise. Il faudra donc adapter l’écriture en conséquence. 

Que range-t-on dans la catégorie des fournitures de bureau ?
Par Rawpixel.com / Shutterstock

Pourquoi est-il important de connaitre l’état des stocks de vos fournitures ?

Les ruptures de stock démontrent clairement l’importance de gérer les fournitures de bureau au sein d’une entreprise. En effet, ces désagréments peuvent affecter le bon fonctionnement des activités quotidiennes et la productivité des travailleurs. Les salariés risquent, par exemple, de perdre un temps précieux à cause d’un manque de papiers pour le photocopieur. Or, les copies sont souvent utiles en réunion. 

Vous avez donc besoin de connaître l’état des stocks pour équiper vos bureaux. Ainsi, vous pourrez fournir à tous vos collaborateurs les outils nécessaires pour effectuer correctement leur travail. Outre les questions pratiques, un stock maîtrisé permet d’optimiser la gestion des dépenses et l’organisation des achats. Les excès peuvent en effet entrainer des charges superflues non négligeables. 

En moyenne, un salarié a besoin de 600 euros de fournitures, d’équipements et de mobiliers de bureau. Les matériels informatiques sont toutefois comptabilisés à part, en raison de leurs coûts conséquents. De plus, ces sorties sont amorties dans les comptes des entreprises. Vous devez donc revoir vos stocks et votre rythme de consommations, si vous dépassez largement cette valeur médiane. 

Pourquoi est-il important de connaitre l'état des stocks de vos fournitures ?
Par Popovic Dragan / Shutterstock

Comment gérer un stock de fournitures de bureau ?

Pour réussir à gérer les fournitures de bureau, il est fortement recommandé de restreindre l’accès à ces équipements. Vous pourrez ainsi contrôler les sorties et éviter les dépenses inutiles. Concrètement, la meilleure solution consiste à désigner un responsable des consommables et du matériel bureautique. Il s’agit souvent du responsable des services généraux dans les grandes structures. 

Les excès disparaîtront naturellement lorsque tous les collaborateurs devront passer par une personne en particulier. Ils devront en effet faire des efforts pour obtenir des fournitures. Évitez toutefois de compliquer les procédures pour ne pas décourager les salariés à demander des outils indispensables à leurs métiers. Il faudra donc trouver un juste équilibre entre la restriction et l’accessibilité

D’autre part, vous avez besoin d’adopter certaines pratiques ayant fait leurs preuves en logistique pour gagner en efficacité. Vous devez notamment :

  • Organiser et répertorier les fournitures disponibles en stock ;
  • Mettre en place et tenir à jour le journal d’inventaire ;
  • Utiliser en priorité les produits existants avant d’envisager l’achat ;
  • Optimiser les processus d’approvisionnement.

Enfin, soignez l’enregistrement des fournitures administratives dans l’inventaire et les documents comptables.

Image de couverture Par puxnd / Shutterstock : https://www.shutterstock.com/fr/image-vector/office-supplies-set-hand-drawn-doodle-1521872078

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