Les évènements professionnels sont indispensables au bon fonctionnement d’une entreprise. Ils aident notamment à améliorer la productivité individuelle et la cohésion de groupe. Ces manifestations permettent également de créer et de renforcer l’esprit corporate au sein de l’établissement. Vous devez toutefois surmonter les contraintes organisationnelles pour atteindre vos objectifs et préserver votre image de marque.
Quels sont les différents types d’évènements d’entreprise ?
De nombreuses situations peuvent inciter à organiser un évènement d’entreprise. Il peut s’agir d’une rencontre formelle avec des partenaires ou de la célébration d’un achèvement (prix reçu, départ à la retraite, etc.). D’ailleurs, les fêtes en interne font partie des meilleurs rituels pour développer une culture d’entreprise. Ils permettent de fédérer et de valoriser les employés.
Outre les fêtes d’entreprise, vous pouvez préparer une grande variété d’évènements. Leur nature dépendra de votre équipe, de vos valeurs et de votre cadre de travail. Cependant, les professionnels privilégient souvent certains évènements qui ont déjà fait leur preuve. Parmi les plus courants, vous pourrez notamment organiser :
- Une journée d’étude, pour approfondir une problématique donnée ;
- Un séminaire, pour faire le point sur les réalisations et anticiper le futur ;
- Une conférence, pour développer une thématique liée à votre activité ;
- Un congrès, pour échanger avec d’autres acteurs de votre secteur ;
- Un lancement de produit (devant salariés, clients, prospects et journalistes) ;
- Un team-building, pour resserrer les liens entre les membres de l’équipe ;
- Des activités sportives, pour varier votre stratégie de communication ;
- Des expositions ou des salons professionnels, pour favoriser les rencontres ;
- Des festivals, pour promouvoir un produit ou l’entreprise en général.
Comment organiser un évènement d’entreprise ?
Vous devez avant tout être méthodique et procéder par étape pour bien organiser un évènement d’entreprise. De cette manière, vous pourrez gagner en efficacité et réussir vos projets événementiels. Votre rôle d’organisateur consiste notamment à :
- Préciser les objectifs de l’évènement (brainstorming, team-building…) ;
- Définir la nature de la manifestation (soirée de gala, séminaire résidentiel…) ;
- Choisir une date ;
- Établir un budget (location de salle, animations, traiteurs, prestataires…) ;
- Trouver et réserver un lieu adapté (salle de séminaire, auditorium…) ;
- Lancer le plan de communication interne et externe.
Un évènement professionnel répond nécessairement à un besoin de l’entreprise. Vous avez donc besoin de cerner ces raisons pour mener à bien votre mission. L’idée peut provenir d’une baisse de motivation des employés, d’une envie de récompenser le groupe, d’un esprit d’équipe défaillant, etc. Avec cette information, vous pourrez déterminer les solutions les plus adaptées.
Les séminaires professionnels permettent, par exemple, de favoriser l’engagement des salariés. Vous développerez, en revanche, la cohésion d’équipe avec un team-building ludique (rallye, escape game, murder-party…). Pour tous ces évènements, vous pourrez trouver rapidement le lieu idéal (salle de séminaire, hôtel, péniche, château, etc.) sur la plateforme https://www.kactus.com/fr/france/lyon.
Ne pas négliger la communication interne
La communication est particulièrement importante lorsque vous décidez d’organiser un évènement d’entreprise. Le succès du projet événementiel dépend en effet de la participation du public visé. Selon la situation, vous pouvez cibler les employés, les prospects, les partenaires et éventuellement les consommateurs. Dans tous les cas, vous aurez besoin du soutien et de l’investissement personnel de vos collaborateurs.
Évidemment, la communication interne est essentielle pour les soirées d’entreprise, les réceptions, les cocktails, les colloques, etc. Ces évènements sont destinés aux membres de votre équipe et ne sont pas nécessairement obligatoires. Vous devez donc déployer une bonne stratégie de communication pour les convaincre. Toutefois, communiquer avec les salariés est aussi utile pour d’autres types d’évènement.
L’implication de votre personnel est d’autant plus importante, si vous envisagez de devenir organisateur d’évènements plus importants et grand public. En effet, vos collaborateurs seront inévitablement associés aux manifestations prévues. Ils doivent donc se sentir concernés pour assurer la promotion de l’évènement. Vos agents ont aussi besoin d’être suffisamment informés pour séduire les futurs participants.
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